LA ELABORACIÓN DE FACTURAS?

¿Qué obligaciones lleva consigo?

¿Qué operaciones se exceptúan de la obligación general de facturación?

¿Cuáles son los requisitos de las facturas?

¿Cuándo pueden expedirse duplicados y copias de facturas?

¿Cuándo deben emitirse las facturas?

¿Cuándo pueden rectificarse las facturas?

¿Cuánto tiempo deben conservarse las facturas o documentos que las sustituyen?

¿Pueden emitirse facturas por vía telemática?

Otras cuestiones

Los empresarios y profesionales deben expedir factura por cada una de las operaciones que realicen (entregas de bienes y prestaciones de servicios).

Así, en el IVA, a través de la factura o documento equivalente va a efectuarse la repercusión del impuesto y sólo la posesión de una factura correcta va a permitir al destinatario de la operación practicar la deducción de las cuotas soportadas.

¿Qué obligaciones lleva consigo?

•  Obligación de los empresarios y profesionales de expedir y entregar facturas por las operaciones efectuadas
  •  Conservar copia o matriz de las facturas emitidas
  •  Expedir y entregar factura por los pagos anteriores a la realización de la operación. En la factura definitiva debe indicarse expresamente este hecho.

¿Qué operaciones se exceptúan de la obligación general de facturación?

•  Las realizadas por sujetos pasivos del IVA a los que sea de aplicación el régimen de recargo de equivalencia, salvo que dichas actividades tributen en régimen de estimación directa en el IRPF.
  •  Las operaciones exentas del IVA, en virtud de lo establecido en el artículo 20 de su Ley reguladora, salvo aquellas a que se refieren los números 2, 3, 4, 5, 15, 20, 21, 22, 24, 25 Y 27 del apartado 1 de dicho artículo.
  •  La utilización de autopistas de peaje.
  •  Las que, con referencia a sectores empresariales o profesionales o empresas determinadas, autorice el órgano competente de la Administración Tributaria, con el fin de evitar perturbaciones en el desarrollo de las actividades económicas de los empresarios y profesionales.
  •  Las realizadas por sujetos pasivos del IRPF en el ejercicio de actividades que estuvieran en régimen de estimación objetiva
  •  Las realizadas por los sujetos pasivos del IVA en el ejercicio de actividades que tributen en el régimen especial simplificado. No obstante, deberá expedirse factura por las transmisiones de los activos fijos a que se refiere el artículo 123, apartado uno, párrafo segundo, número 3 de la Ley reguladora del mencionado impuesto

Sin embargo, los empresarios y profesionales estarán obligados a expedir factura completa por las siguientes operaciones:

•  Cuando el destinatario de la operación así lo exija
  •  Las entregas de bienes destinadas a otro Estado miembro
  •  Las entregas de bienes expedidos o transportados fuera de la Comunidad excepto las realizadas por las tiendas libres de impuestos
  •  Las entregas de bienes a personas jurídicas domiciliadas en otro Estado miembro que no actúen como empresarios o profesionales
  •  Aquellas cuyos destinatarios sean las Administraciones Públicas.

¿Cuáles son los requisitos de las facturas?

El artículo 6 del Real Decreto 1496/2003 señala los requisitos mínimos que deben presentar las facturas y sus copias o matrices; no obstante pueden contener más información que la mínima exigida.

Los requisitos mínimos pero imprescindibles, son:

•  Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas debe ser correlativa pudiendo establecerse series diferentes, especialmente cuando existan diversos centros de facturación.
  •  Fecha de su expedición.
  •  Nombre y apellidos o denominación social, NIF atribuido por la Administración española al expedidor, o en su caso, por la de otro Estado miembro de la Comunidad Económica Europea y domicilio, tanto del expedidor como del destinatario.
  •  NIF del destinatario en los siguientes supuestos:
  •  Que se trate de una entrega de bienes destinados a otro Estado miembro exenta conforme al artículo 25 de la Ley del Impuesto.
  •  Que se trate de una operación cuyo destinatario sea el sujeto pasivo del Impuesto correspondiente a aquélla.
  •  Que se trate de operaciones que se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del impuesto y el empresario o profesional obligado a la expedición de la factura haya de considerarse establecido en dicho territorio.

•  Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del impuesto correspondiente a aquéllas y su importe, incluyendo el precio unitario sin impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.
  •   El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones.
  •  La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.
  •  La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.

Normalmente estos requisitos se acompañan de otros como sello, firma, forma de pago, vencimiento de la factura, etc..

El artículo 4 del Real Decreto 1496/2003 establece que cuando el importe de las operaciones que a continuación se describen no exceda de 3.000 ?, las facturas pueden ser sustituidas por tiques expedidos por máquinas registradoras:

•  Ventas al por menor.
•  Servicios en ambulancias.
•  Servicios a domicilio del consumidor.
•  Transportes de personas y sus equipajes.
•  Servicios prestados en restaurantes, bares, cafeterías y establecimientos similares.
•  Suministros de comidas y bebidas para consumir en el acto.
•  Salas de baile y discotecas.
•  Servicios telefónicos prestados mediante la utilización de cabinas telefónicas de uso público, así como mediante tarjetas magnéticas o electrónicas recargables que no permitan la identificación del portador.
•  Servicios de peluquerías e institutos de belleza.
•  Utilización de instalaciones deportivas.
•  Revelado de fotografías.
•  Servicios de aparcamiento.
•  Servicios de videoclub.
•  Los demás que autorice la AEAT.

Los requisitos que, al menos, deben observarse en la expedición de los tiques son los siguientes:

•  Número y, en su caso, serie, siendo la numeración correlativa
  •  NIF, nombre y apellidos o razón o denominación social del expedidor
  •  Tipo impositivo aplicado o expresión «IVA incluido»
  •  Contraprestación total.

¿Cuándo pueden expedirse duplicados y copias de facturas?

El Real Decreto aplicable establece que los empresarios y profesionales sólo podrán expedir un original de cada factura o documento sustitutivo; sin embargo se admite la expedición de duplicados de los originales en los siguientes casos:

•  Cuando en una misma operación concurriesen varios destinatarios, y
•  En los supuestos de pérdida del original por cualquier causa.

En este caso los duplicados deben llevar la leyenda «duplicado» y la razón de su expedición, teniendo estos duplicados la misma eficacia que los correspondientes documentos originales.

¿Cuándo deben emitirse las facturas?

Si el destinatario no fuera empresario o profesional, en el mismo momento de realizarse la operación.

Si el destinatario es empresario o profesional, dentro del plazo de un mes de la realización de la operación. Se pueden incluir en una sola factura las operaciones realizadas para un mismo destinatario en el plazo máximo de un mes natural.

Las facturas o documentos equivalentes correspondientes a operaciones intracomunitarias deberán emitirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que termine el período de liquidación en que se hayan devengado las operaciones.

¿Cuándo pueden rectificarse las facturas?

•  Por incorrecta fijación de importes
  •  Cuando varíen las circunstancias determinantes de su cuantía
  •  Cuando queden sin efecto las operaciones gravadas por el IVA.

Esta rectificación procede siempre que no hubiesen transcurrido cuatro años a partir del momento en que se devengó el impuesto correspondiente a la operación gravada o, en su caso, de la fecha en que se hayan producido las circunstancias modificativas de la contraprestación o determinantes de la ineficacia de la operación gravada, debiéndose producir tal rectificación inmediatamente después de advertirse la circunstancia que la motiva y realizándose mediante la emisión de una nueva factura o documento en el que se hagan constar los datos identificativos de las facturas o documentos iniciales y la rectificación procedente.

Debe establecerse una serie especial de numeración para las facturas de rectificación.

¿Cuánto tiempo deben conservarse las facturas o documentos que las sustituyen?

Cuatro años.

En el caso de  los bienes de inversión,  las facturas que se refieran a tales bienes deberán conservarse durante su correspondiente período de regularización y los cinco años siguientes.

¿Pueden emitirse facturas por vía telemática?

Sí, ello está regulado en Orden de 5 de diciembre de 2002 (BOE del 13 de diciembre).

Otras cuestiones

Período impositivo en el que se debe reflejar la factura

•  IVA repercutido: en el correspondiente al día de la emisión.
  •  IVA soportado: al recibir la factura en el período de liquidación correspondiente.

Repercusión del IVA

Se debe realizar en el momento de expedir y entregar la factura.

Si transcurre un año desde la fecha del ####devengo000000011 de la factura, se pierde el derecho a repercutir el IVA.

Ficha actualizada a Octubre de 2009.

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